Yo misma puedo contarte que esto me pasó muchas veces, hasta que entendí que mi problema no era la falta de tiempo, ni tampoco todas las personas que me bombardeaban durante el día con solicitudes (jefes, clientes, mi familia, pareja, amigos). El problema era la forma en la que invertía mi tiempo y eso, era algo que solo yo podía resolver. Esto es lo que hoy quiero compartirte.
NO TODO TIENE LA MISMA PRIORIDAD
Tener listas de tareas no priorizadas es una de las razones por las cuales podemos pasar el día trabajando y terminar la jornada sintiendo que no hemos logrado nada relevante.
Priorizar es ordenar tu lista de tareas de acuerdo a criterios que sean relevantes para ti (importancia, urgencia, complejidad, tu agrado por hacerlas, etc.). Si de productividad hablamos; la recomendación es ordenar la lista según su grado de importancia y
urgencia. Al priorizar correctamente tus tareas, podrás maximizar tus días, haciendo todo lo que quieres, sin sentir que dejas la
vida al hacerlo.
DIFERENCIAS ENTRE URGENTE E IMPORTANTE
La buena noticia es que tan pronto comprendí la diferencia entre urgente e importante, aprender a priorizar fue más sencillo y mi productividad diaria se elevó considerablemente. Hoy; quiero compartir esto contigo.
- ¿Qué gano cuando hago esta actividad? ¿Esto que voy a ganar, se alinea con mis objetivos?
- ¿Esta actividad es relevante para conseguir un logro o meta?
- ¿Es realmente necesario hacer ahora esta actividad para lograr mi objetivo?.
- ¿Qué pasaría si no lo hago?.
PRIORIZA TUS TAREAS
Uno de los métodos más conocidos para priorizar actividades y tomar decisiones es la llamada Matriz de Eisenhower, cuyo creador fue Dwight Eisenhower, presidente de USA entre 1953 y 1961. Un reconocido por sus altos niveles de productividad.
Esta matriz te servirá para priorizar tus proyectos y actividades. De este modo podrás maximizar tus días, haciendo todo lo que quieres, sin sentir que dejas la vida al hacerlo.
Como puedes observar; la matriz tiene 4 cuadrantes, divididos en 2 ejes principales urgencia de la tarea/proyecto e importancia de la tarea/proyecto. Dependiendo de tu evaluación de esos criterios, ubicarás a la tarea en uno de los 4 cuadrantes los cuales te llevarán a tomar una decisión:
- Hacerlo de inmediato.
- Planificar realización de la tarea.
- Delegar la tarea en alguien más.
- Minimizar la tarea o descartarla.
ENTENDIENDO CADA CUADRANTE
Son tareas cuya realización es vital para que obtengas los resultados que esperas, porque aportarán mucho y las consecuencias de no hacerlas son graves.
Aquí entran las tareas imprevistas, las llamadas sin planificación, esas de «apagar fuegos». Son tareas que por lo general nos causan algo de ansiedad.
Llenar tu agenda diaria de tareas de este estilo es frustrante, agotador y poco productivo. A menos que seas un bombero, no todas las tareas de tu día a día son urgentes.
Son tareas que al realizarla tienen un gran impacto en los objetivos que queremos lograr.
Son tareas que por lo general tienen que ver con crear, preparar, organizar o planificar cosas. Al no ser urgentes; puedes darle una fecha para completarlas.
Estas tareas nos dan sensación de logro, orden y progreso en nuestro día a día.
Estas son aquellas tareas puntuales que se pueden hacer en el corto plazo y que consumen mucho de tu tiempo, pero que no suman demasiado al logro de tu objetivos. Tareas que alguien más pudiera hacer por ti.
Algunos ejemplos de este tipo de actividades pueden ser: cocinar, limpiar la casa, hacer mandados, remodelaciones, coordinar agenda de trabajo, etc. Y aunque delegar este tipo de actividades no siempre será de gratis, el precio a pagar será una inversión para tener tiempo y energía para dedicarla a lo realmente importante.
Las tareas en esta categoría son usualmente aquellas que nos quitan tiempo, sin ser urgentes, pero su valor no está demasiado claro o simplemente no se ve.
Usualmente aquí van invitaciones, tiempo en redes sociales, juegos, etc.
Recuerda querida, todo lo que no suma, le resta (tiempo y energía) a tus proyectos, metas, día. Si tú encuentras una actividad que no es urgente y no es importante pregúntate ¿realmente tengo que hacerla?.
Recuerda que tienes el poder de hacer todo lo que quieres, solo que todo podrás hacerlo al mismo tiempo. Este ejercicio de priorización te ayudará a tomar mejores decisiones como parte de tu planificación (diaria, semanal, trimestral, etc.), poniendo tu energía y atención en eso que te aporte más valor y te lleve de forma directa a tus metas.
Déjame saber en los comentarios qué te pareció este post!!!
Te mando un abrazo
Paula4 octubre, 2020 10:21 pm
¡Gracias! Sí me fue muy útil. Un abrazo.
mpcantillo9 octubre, 2020 2:42 am
Me alegra muchísimo que te haya sido de utilidad!! Esa fue mi intención principal al escribirlo. Un abrazo, gracias por leer y compartir!!
Johanna5 octubre, 2020 4:05 am
Excelente ahora que estoy enfocada de lograr nuevas metas me servirá mucho gracias
mpcantillo9 octubre, 2020 2:43 am
Qué bueno Johanna!!! Gracias por leer y compartir!!