En una encuesta realizada a 200 mujeres latinas entre 25 y 45 años, el 56% de ellas confesó que llegan al final de la jornada agotadas, luego de trabajar muy duro durante el día y sintiéndose culpables porque a pesar de sus esfuerzos, no lograron completar todo lo que se habían prometido. ¿Te ha pasado alguna vez?.
Yo misma puedo contarte que esto me pasó muchas veces, hasta que entendí que mi problema no era la falta de tiempo, ni tampoco todas las personas que me bombardeaban durante el día con solicitudes (jefes, clientes, mi familia, pareja, amigos). El problema era la forma en la que invertía mi tiempo y eso, era algo que solo yo podía resolver. Esto es lo que hoy quiero compartirte.
NO TODO TIENE LA MISMA PRIORIDAD
En el mundo actual parece que se premia más a quienes en su día parecen más ocupadas. Parece que es mucho “más cool” hablar con alguien que parece siempre estar ocupada en cosas interesantes, que con esa persona que siempre está disponible. Por otro lado; nosotras las mujeres desempeñamos diversos roles en el día y en el afán de ser “la mejor” (esposa, hija, profesional, madre, amiga, hermana, emprendedora, etc.), llenamos la agenda de tareas que no siempre podemos cumplir.
Pero la realidad es todas tenemos las mismas 24 horas en el día y si hoy ese tiempo no te alcanza para todo lo que tienes en tu lista de tareas, seguramente no todo lo que está en la lista, tiene la misma prioridad. Tener listas de tareas no priorizadas es una de las razones por las cuales podemos pasar el día trabajando y terminar la jornada sintiendo que no hemos logrado nada relevante.
Priorizar es ordenar tu lista de tareas de acuerdo a criterios que sean relevantes para ti (importancia, urgencia, complejidad, tu agrado por hacerlas, etc.). Si de productividad hablamos; la recomendación es ordenar la lista según su grado de importancia y urgencia. Al priorizar correctamente tus tareas, podrás maximizar tus días, haciendo todo lo que quieres, sin sentir que dejas la vida al hacerlo.
DIFERENCIAS ENTRE URGENTE E IMPORTANTE
Urgente e importante son dos términos que solemos confundir. A mí me pasó muchas veces y lo hacía porque no conocía la diferencia entre ambos. Esta confusión me trajo muchos días de sentirme frustrada por llenar mi agenda con cosas que creía debía atender y luego no lograba hacerlo.
La buena noticia es que tan pronto comprendí la diferencia entre urgente e importante, aprender a priorizar fue más sencillo y mi productividad diaria se elevó considerablemente. Hoy, quiero compartir esto contigo.
La importancia de una tarea se mide por su relevancia para alcanzar tu objetivo. Es decir; qué tanto le aportará esta actividad a lo que quieres lograr. Para validar la importancia de una actividad en tu lista, hazte preguntas como:
- ¿Qué gano cuando hago esta actividad?
- ¿Esto que voy a ganar, se alinea con mis objetivos?
- ¿Esta actividad es relevante para conseguir un logro o meta?
Por su parte; la urgencia de una actividad va relacionada con las temporalidad del objetivo y consecuencias que tendría para ese objetivo, no realizar esta actividad. Para validar la urgencia de una actividad, puedes hacerte las siguientes preguntas:
- ¿Es realmente necesario hacer ahora esta actividad para lograr mi objetivo?
- ¿Qué pasaría si no lo hago?.
PRIORIZA TUS TAREAS
Uno de los métodos más conocidos para priorizar actividades y tomar decisiones es la llamada Matriz de Eisenhower, cuyo creador fue Dwight Eisenhower, presidente de USA entre 1953 y 1961. Un reconocido por sus altos niveles de productividad.
Esta matriz te servirá para priorizar tus proyectos y actividades. De este modo podrás maximizar tus días, haciendo todo lo que quieres, sin sentir que dejas la vida al hacerlo.
Como puedes observar; la matriz tiene 4 cuadrantes, divididos en 2 ejes principales urgencia de la tarea/proyecto e importancia de la tarea/proyecto. Dependiendo de tu evaluación de esos criterios, ubicarás a la tarea en uno de los 4 cuadrantes los cuales te llevarán a tomar una decisión:
- Hacerlo de inmediato.
- Planificar realización de la tarea.
- Delegar la tarea en alguien más.
- Minimizar la tarea o descartarla.
ENTENDIENDO CADA CUADRANTE
Son tareas cuya realización es vital para que obtengas los resultados que esperas, porque aportarán mucho y las consecuencias de no hacerlas son graves.
Aquí entran las tareas imprevistas, las llamadas sin planificación, esas de “apagar fuegos”. Son tareas que por lo general nos causan algo de ansiedad.
Llenar tu agenda diaria de tareas de este estilo es frustrante, agotador y poco productivo. A menos que seas un bombero, no todas las tareas de tu día a día son urgentes.
Son tareas que al realizarla tienen un gran impacto en los objetivos que queremos lograr.
Son tareas que por lo general tienen que ver con crear, preparar, organizar o planificar cosas. Al no ser urgentes; puedes darle una fecha para completarlas.
Estas tareas nos dan sensación de logro, orden y progreso en nuestro día a día.
Estas son aquellas tareas puntuales que se pueden hacer en el corto plazo y que consumen mucho de tu tiempo, pero que no suman demasiado al logro de tus objetivos. Estas son tareas que alguien más puede hacer por ti.
Algunos ejemplos de este tipo de actividades pueden ser: cocinar, limpiar la casa, hacer mandados, remodelaciones, coordinar agenda de trabajo, etc. Y aunque delegar este tipo de actividades no siempre será gratis, el precio a pagar será una inversión para tener tiempo y energía para dedicarla a lo realmente importante.
Son tareas que al realizarla tienen un gran impacto en los objetivos que queremos lograr.
Son tareas que por lo general tienen que ver con crear, preparar, organizar o planificar cosas. Al no ser urgentes; puedes darle una fecha para completarlas.
Estas tareas nos dan sensación de logro, orden y progreso en nuestro día a día.
Recuerda que tienes el poder de hacer todo lo que quieres, solo que todo podrás hacerlo al mismo tiempo. Este ejercicio de priorización te ayudará a tomar mejores decisiones como parte de tu planificación (diaria, semanal, trimestral, etc.), poniendo tu energía y atención en esoque te aporte más valor y te lleve de forma directa a tus metas.
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Te mando un abrazo;
